Management en télétravail : comment manager ses employés ?

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Management en télétravail : Un démarrage complexe

Question très intéressante couverte récemment par le Harvard Business Review. Suite au COVID-19, de nombreuses personnes ont dû se mettre à télétravailler, prendre de nouvelles habitudes et utiliser différemment leurs outils de travail, voir en découvrir de nouveaux. La situation est la même pour les managers, mais à un détail près : comment gérer le management en télétravail ?

Il est primordial de maintenir la productivité et le bien-être des employés. Or plusieurs obstacles peuvent apparaître :

  • Diminution voir disparition des interactions face à face

Il est possible de continuer à communiquer par téléphone, conférence ou par mail, il est donc tout à fait possible que le manager ne voie plus ses employés.

  • Accès à l’information plus complexe

C’est là ou le système d’information et l’organisation de l’entreprise vont être mis à rude épreuve, l’employé doit être en mesure de s’y retrouver parmi les dossiers et outils mis à sa disposition avec une aide extérieure réduite. Les outils sont un élément central du management en télétravail.

  • Moins d’empathie car on ne connait pas la situation de l’employé

Pas de nouvelle, bonne nouvelle ? Pas si sûr, il est facile de se retrouver face à un déficit important de communication, avoir des difficultés à comprendre la situation personnelle d’un employé. Au travers d’emails ou de messages écrits, le côté impersonnel et froid peut être problématique.

  • Isolation

Le sentiment de moindre appartenance à l’entreprise peut rapidement apparaitre avec la distance et l’absence de contacts.

  • Distraction à la maison

En effet pour pouvoir travailler dans de bonne conditions il faut avoir un espace, idéalement un pièce ou au moins une table dédié au télétravail. De même pour les enfants, ils doivent pourvoir être pris en charge par un parent, une nourrice ou encore une crèche.

Comment apporter son support à ses employés ?

Faire des points réguliers, voir quotidiens

La mise en place de conférences en face à face est importante pour limiter le sentiment de solitude et améliorer l’implication dans son travail. Cela permet également de garder le lien avec l’entreprise. Il est important que ces appels soient planifiés pour permettre à l’employé de préparer des retours ou des sujets qu’il souhaite aborder.

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Varier les outils de communications

Pour certains emplois, il est possible que l’email suffise pour communiquer. Mais vous ne devez pas vous limiter à celui-ci ! Il peut être inadapté dans certaines circonstances et parfois être mal interprété. La vidéo permet de renforcer le naturel des échanges et aborder plus facilement des sujets personnels que par email.

Des outils conviviaux comme Slack, peuvent améliorer les échanges écrits et les faire plus ressembler à des discussions que l’email. Il est d’autant plus facile d’avoir des canaux de discussion “détente”, “musique” afin de pouvoir partager autre chose avec ses collègues que le travail. Le management en télétravail ne doit pas être que su télétravail.

Ajouter à certains échanges un aspect informel, en début de semaine par exemple, ou chacun va échanger sur son weekend peut être utile également. Il ne faut pas se limiter au strict professionnel de façon systématique.

Mettre en place des règles de communication

Il peut être utile de créer de nouvelles façon de fonctionner et de communiquer. Les canaux étant de plus en plus variés (email, audio, vidéo, application chat), il paraît important de spécifier des moments privilégiés pour vous joindre en tant que manager et par quel moyen (En cas d’urgence sur un sujet par exemple).

Être à l’écoute et fournir un support

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C’est le cas avec les situations de changement rapide, les managers doivent pouvoir prendre en compte le stress que peut générer la situation de télétravail. L’empathie et la compréhension sont essentiels, car la distance physique peut faire passer le manager à côté d’informations importantes.

Il ne faut pas hésiter à demander directement à ses employés ce qu’ils pensent de la situation de télétravail : Arrivent-ils à communiquer ? A s’organiser ? A travailler sereinement ? Que pensent-ils du management en télétravail ?

De nouvelles habitudes de travail à prendre

Dans les situations complexes, les employés vont regarder leurs managers et déterminer le comportement à avoir face à une situation. Des études reportés par HBR expliquent l’effet de contagion de l’anxiété. Ainsi, si un manager se semble pas contrôler une situation, l’effet va se reporter sur les employés. Rassurer ses équipes et important même si la solution n’est pas connue dans l’immédiat :

  • “J’ai pris en compte votre demande”
  • “Je vais m’occuper de cette situation”
  • “Trouvons un moyen de faire face ensemble”

Ce sont des phrases de réassurance qui vont notifier à l’employé qu’il n’est pas seul et laissé pour compte dans une situation donnée.

Le télétravail peut très bien se passer en entreprise, il est d’ailleurs apprécié pour de nombreuses raisons par les employés que nous couvrons dans notre article sur l’état du télétravail en 2019.

Source : https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers

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